Ochrona danych osobowych

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KLIENTÓW,

KONTRAHENTÓW I ICH REPREZENTANÓW I PRACOWNIKÓW

Realizując obowiązek informacyjny wynikający z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych jest: Stokrotka Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Projektowa 1, 20-209 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS 0000016977, NIP 712-10-08, REGON 430452634.
2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Administratora, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych za pomocą adresu: daneosobowe@stokrotka.pl lub pisemnie na adres Administratora.
3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora oraz na podstawie udzielonej zgody.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:

a. nawiązania relacji handlowych, prowadzenia negocjacji w wyniku, których nie została zawarta umowa (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - przez okres odpowiadający długości terminu przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem negocjacji,

b. zawarcia i wykonania umów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - przez okres trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu,

c. wykonania umowy, której stroną jest podmiot z Panią/Panem powiązany (kontrahent Administratora), który reprezentujesz - najczęściej Pani/Pana pracodawca lub kontrahent, który przekazał nam Pani/Pana służbowe dane do kontaktu lub określone w dokumentach do reprezentacji (podstawa prawna: 6 ust. 1 lit. f RODO) przez okres trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu,

d. wykonania i rozliczenie akcji promocyjnych skierowanych do klientów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - przez okres trwania umowy i rozliczeń po jej zakończeniu,

e. spełnienia ciążących na Administratorze obowiązków prawnych np. wystawienia lub przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych, udzielanie odpowiedzi na reklamacje, powstałych w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres jaki przepisy prawa nakazują przechowywać dane,

f. ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres, po którym przedawnią się roszczenia,

g. weryfikacji wiarygodności płatniczej (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu umowy,

h. marketingu bezpośredniego, wysyłaniu ofert handlowych oraz treści promujących produkty i działalność (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f i lit. a RODO) – przez okres trwania umowy, do złożenia sprzeciwu lub wycofania zgody,

i. wykrywania nadużyć i zapobiegania im (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c i 1 lit. f RODO) – przez okres trwania umowy, a następnie przez okres po którym przedawnią się roszczenia lub przez czas trwania postępowań prowadzonych przez właściwe organy publiczne,

j. udzielenia odpowiedzi na zapytania osób, które zwracają się z prośbą o udzielenie informacji (wnioskodawców) w tym wystąpiły o realizacja praw osób, których dane dotyczą (art. 12 ust. 3 RODO) i potrzebą zapewnienia realizacji zasady rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres 3 lat,

k. wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, polegających na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia na terenie monitorowanym (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przez okres do 3 miesięcy, chyba że nagrania zostaną zabezpieczone jako dowód, wtedy okres zostanie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,

l. w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – przez okres od udzielenia zgody do jej cofnięcia.W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty z następujących kategorii:

5. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty z następujących kategorii:

a.  przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie stosownych umów np. obsługujące systemy informatyczne Administratora, podwykonawcy, agencje reklamowe, pośrednicy, podmioty świadczące na rzecz 

b.  Administratora usługi doradcze, prawne, windykacyjne, rachunkowe, audytorskie oraz usługi doręczania korespondencji i przesyłek, firmy ochroniarskie,

z grupy kapitałowej, do której należy Administrator,

Dane mogą być także udostępnione podmiotom lub organom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa np. sądy.

 6. Poza przypadkami opisanymi w Polityce prywatności, w chwili obecnej nie przekazujemy Państwa danych odbiorcom z siedzibą poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dane pozyskiwane za pośrednictwem strony internetowej przekazanie są na serwery pracujące na nasze zlecenie dostawców technologii monitorowania lub targetingu (np. Google Analytics). Aby zapobiec analizie Państwa zwyczajów i preferencji, mogą Państwo w każdym momencie wycofać zgodę na wykorzystanie plików cookies za pośrednictwem ustawień Państwa przeglądarki, zgodnie z instrukcjami wskazanymi w Informacjach dotyczących plików cookie.

 7. Co do zasady podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów, a w zakresie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze obowiązkowe.

8. Dane pochodzą w znaczącym zakresie bezpośrednio od osoby której dane dotyczą, w przypadku pracowników/współpracowników Kontrahentów Administratora- od strony umowy lub od pracodawcy/kontrahenta, u którego dana osoba zaangażowany jest w wykonanie umowy.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

1. prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
2. prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

•  dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

•  osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

•  osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania •  danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,

•  dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,

•  dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;

      d. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy:

•  osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,

przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,

•  Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,

•  osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie •  uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

      e. prawo do przenoszenia danych w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

•  przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,

•  przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

      f. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w przypadku gdy zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, a podstawą przetwarzania jest ich niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 f RODO), z wyjątkiem sytuacji, w których Administrator:

•  wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec tych interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem, lub

•  wykaże podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli jednak dane są przetwarzane dla celów marketingu bezpośredniego (w tym profilowania) ma Pani/Pan prawo wnieść sprzeciw w dowolnym momencie, a Administratorowi nie będzie wolno już przetwarzać danych do tych celów.

    g. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

   h. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Administratora Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

   i. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny. W przypadku zawierania umowy podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

 Zakres z każdego z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich Pan/Pani skorzystać wynikają z przepisów prawa i podlegają ograniczeniom. W celu uwierzytelnienia czy to Pan/Pani są uprawnieni możemy prosić o dodatkowe informacje.

KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE STOSOWANIA MONITORINGU WIZYJNEGO w centrali, sklepach i magazynach 

1. Administratorem danych osobowych jest Stokrotka Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Projektowa 1, www.stokrotka.pl, KRS 0000016977, NIP 712-10-08-323, REGON 430452634.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) możliwy jest pisemnie na adres Administratora lub za pomocą adresu mailowego: daneosobowe@stokrotka.pl.
3. Monitoring stosowany jest w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na terenie monitorowanym.
4. Obraz rejestrowany jest 24h/7. Zasięgiem monitoringu objęty jest obszar przylegający do obiektu monitorowanego, cała powierzchnia sali sprzedaży/magazynu oraz pomieszczenia kluczowe, ciągi komunikacyjne, obszar załadunku towaru.
5. Zapisy z monitoringu przechowywane mogą być przez okres do 45 dni od dnia nagrania chyba, że nagrania zostaną zabezpieczone jako dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wtedy okres zostanie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, ewentualnie do czasu otrzymania przez administratora skutecznego sprzeciwu względem dalsze ich przetwarzania.
6. Podstawą prawną przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest: prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapobieganiu przestępstwom i działaniach prewencyjnych związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa osób i mienia oraz możliwości ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń, jak również realizacja obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) polegającego na zabezpieczeniu nagrań z monitoringu wizyjnego w celu identyfikacji sprawcy ewentualnych przestępstw przez powołane do tego organy.
7. Pana/Pani dane mogą zostać przekazane podmiotom, z usług, których korzystamy przy przetwarzaniu danych - np. firmom ochroniarskim, podmiotom obsługującym systemy informatyczne Administratora, podmiotom świadczącym wsparcie prawne. Dane mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
8. Przysługują Panu/Pani następujące uprawnienia:

           a. prawo dostępu do danych osobowych/kopii danych (przy czym prawo to nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych) oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ichprzetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu. Zakres z każdego z ww. praw oraz sytuacje, w których można z nich Pan/Pani skorzystać wynikają z przepisów prawa i podlegają ograniczeniom. W celu uwierzytelnienia czy to Pan/Pani jest uprawniony/a możemy prosić o dodatkowe informacje.

           b. w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem prawa przysługuje Panu/Pani prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu OChrony Daynch, ul. Stawki 2, Warszawa.

      9. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przebywania na terenie monitorowanym

      10. Pana/Pani dane nie będą przetwarzanie w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.

KLAUZULA INFORMACYJNA – UDZIELENIA ODPOWIEDZI NA ZŁOŻONĄ KORESPONDENCJĘ W TYM ROZPATRZENIA WNIOSKU O REALIZACJĘ PRAW OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych jest: Stokrotka Sp. z o.o. z siedzibą w Lublinie, ul. Projektowa 1, 20-209 Lublin, nr KRS 0000016977, NIP 712-10-08-323, REGON 430452634- dalej jako Administrator.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych (IOD) możliwy jest pisemnie na adres Administratora lub za pomocą adresu mailowego: daneosobowe@stokrotka.pl.
Dane osobowe otrzymane przy wypełnianiu formularzy kontaktowych, za pomocą poczty elektronicznej, przesłanej korespondencji drogą pocztową lub drogą telefoniczną traktujemy poufnie. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na prowadzeniu korespondencji i udzieleniu odpowiedzi na przesłane od Pana/Pani zapytanie, a tym samym utrzymywanie i zwiększanie satysfakcji naszych Klientów oraz realizacji umowy lub realizacji obowiązków prawnych (jeśli korespondencja tego dotyczy np. reklamacji).
Jeżeli Pan/Pani zwróci się do administratora z wnioskiem o realizację praw przysługujących Panu/Pani na podstawie RODO będą one przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) poprzez opracowanie Pana/Pani zgłoszenia (art. 12 RODO) oraz zapewnienia rozliczalności zgodnie z przepisami o ochronie danych (art. 5 ust. 2 RODO).
Pana/Pani dane, które zostały nam przekazane w ramach zapytań są przez nas przetwarzane do czasu zakończenia ich realizacji oraz osiągnięcia w/w celów, nie dłużej jednak niż 3 lata w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub zachowania rozliczalności.
Pana/Pani dane mogą zostać przekazane podmiotom z usług, których korzystamy przy przetwarzaniu danych np. podmiotom obsługującym systemy informatyczne Administratora, hosting poczty, podmiotom świadczącym na rzecz Administratora wsparcie prawne oraz podmiotom z grupy kapitałowej, do której należy Administrator.
Dane mogą być też udostępnione podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa np. sądom i innym organom administracji publicznej.
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do danych osobowych/kopii danych, prawo do żądania sprostowania nieprawidłowych danych, prawo wniesienia sprzeciwu / usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
• prawo do przenoszenia dostarczonych danych osobowych do innego administratora,
• w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem prawa do wniesienia skargi do Prezes UODO (na adres Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zakres z w/w praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać wynikają z przepisów prawa i podlegają ograniczeniom. W celu uwierzytelnienia czy to Pan/Pani są uprawnieni możemy prosić o dodatkowe informacje.
Udostępnione nam dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.
Rozpoczęcie przetwarzania zostaje zainicjowane przez osobę składającą korespondencję, w zakresie przez nią wskazanym.
Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednakże odmowa podania danych kontaktowych skutkuje brakiem możliwości udzielenia odpowiedzi. W związku z realizacją obowiązków prawnych podanie danych jest niezbędne w zakresie umożliwienie wywiązania się przez Administratora z ciążących na nim obowiązków.